Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für viele Unternehmen ein sensibler und zugleich arbeitsintensiver Bereich. Ordnerweise Lohnunterlagen, aufwendige Ablage, Rückfragen von Mitarbeitenden oder dem Steuerberater: All das kostet Zeit und bindet Ressourcen. Eine digitale Lohnakte in Verbindung mit einer Cloud-Lösung schafft hier einen klaren Effizienz- und Komfortgewinn – gerade in der Zusammenarbeit mit uns.
Im Folgenden zeigen wir, welche Vorteile eine digitale Lohnakte bietet, welche Rolle Cloud-Lösungen dabei spielen und wie Sie als Mandant von modernen Anwendungen wie DATEV- Personal profitieren können.
Was ist eine digitale Lohnakte?
Die digitale Lohnakte ersetzt den klassischen Papierordner für jeden Mitarbeitenden. Sämtliche lohnrelevanten Dokumente werden elektronisch erfasst, strukturiert abgelegt und revisionssicher archiviert. Dazu gehören insbesondere:
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Lohnsteuer- und Sozialversicherungsnachweise
- Bescheinigungen und Meldungen
- Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis
Statt in physischen Schränken zu suchen, stehen diese Unterlagen zentral im System zur Verfügung – durchsuchbar und mit klaren Zugriffsrechten
Warum die digitale Lohnakte nur mit Cloud wirklich stark ist
Die Digitalisierung entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie mit einer Cloud-Lösung kombiniert wird. In einem Cloud-Szenario werden die Anwendungen und Daten nicht mehr lokal auf einem Server im Unternehmen oder in der Kanzlei betrieben, sondern in einem sicheren Rechenzentrum bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Internetverbindung.
Für Sie als Mandant ergeben sich dabei mehrere Ebenen von Vorteilen:
- Sie benötigen lediglich einen internetfähigen Computer oder ein mobiles Endgerät. Auf Lohnunterlagen, Auswertungen oder Mitarbeiterdaten kann im Büro, im Homeoffice oder von einem anderen Standort aus zugegriffen werden.
- Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
Sie müssen keinen eigenen Server für Lohn- und Personaldaten betreiben, keine aufwendigen Installationen durchführen und keine Updates einspielen. Softwarepflege, Systempflege und regelmäßige Updates übernimmt der Cloud-Anbieter. - Datenschutz und Datensicherheit
Die Daten werden in einem professionell gesicherten Rechenzentrum innerhalb der EU gespeichert. Verschlüsselte Verbindungen, DSGVO-konforme Datenspeicherung, regelmäßige Backups und ein klar geregeltes Berechtigungs- und Zugriffskonzept schützen Ihre sensiblen Personaldaten besser, als dies in vielen Unternehmen mit Bordmitteln möglich wäre. - Keine lokalen Daten auf Geräten
Auf Laptops oder PCs der Mitarbeitenden müssen keine sensiblen Lohn- und Personaldaten mehr lokal gespeichert werden. Geht ein Gerät verloren oder wird gestohlen, befinden sich dort keine relevanten Lohninformationen – sie bleiben sicher in der Cloud.
Digitale Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Ein entscheidender Vorteil der digitalen Lohnakte in der Cloud ist die nahtlose Zusammenarbeit mit uns:
- Wir haben Zugriff auf die für die Lohnabrechnung relevanten Bereiche. So können Lohnabrechnungen erstellt, geprüft und angepasst werden, ohne dass Unterlagen per Post, E-Mail oder Datenträger hin- und hergeschickt werden müssen.
- Statt unsichere Kommunikationswege wie unverschlüsselte E-Mails nutzen zu müssen, werden lohnrelevante Dokumente in einer geschützten Cloud-Umgebung ausgetauscht.
- Änderungen bei Mitarbeitenden (Eintritte, Austritte, Gehaltsanpassungen, Fehlzeiten u. Ä.) können zeitnah digital erfasst und an uns übermittelt werden.
Mehrwert für Mandanten: Effizienz, Transparenz, Kostenersparnis
Über die reine digitale Archivierung hinaus profitieren Sie als Mandant von weiteren Vorteilen:
- Die Suche nach Unterlagen in physischen Ordnern entfällt. Durch Such- und Filterfunktionen können Sie Mitarbeiterunterlagen in Sekunden auffinden. Das spart Zeit und reduziert den organisatorischen Aufwand in der Personalabteilung.
- Archivräume und Aktenschränke werden überflüssig. Die digitale Archivierung reduziert Lager- und Verwaltungskosten für Papierunterlagen deutlich.
- Bei Anfragen von Mitarbeitenden zu Lohnabrechnungen, Bescheinigungen oder Nachweisen lassen sich die erforderlichen Dokumente direkt aus der digitalen Lohnakte bereitstellen, ohne lange Suchzeiten.
- Ob Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfungen: Eine strukturierte digitale Lohnakte erleichtert die Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen erheblich, da alle relevanten Dokumente zentral und geordnet vorliegen.
Fazit: Digitale Lohnakte und Cloud – ein strategischer und notwendiger Schritt für Ihr Unternehmen
Die Kombination aus digitaler Lohnakte und Cloud-Lösung macht Ihre Lohn- und Gehaltsprozesse transparenter, schneller und sicherer. Zugleich erfüllen Sie hierdurch die Vorgaben der elektronischen Entgeltunterlagenverordnung, welche in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt sind. Hiernach sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen digital an die Sozialversicherungsträger zu übermitteln – etwa der Nachweis der Elterneigenschaft oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen. Das macht die Digitalisierung von Personalunterlagen faktisch notwendig, auch wenn keine explizite Pflicht zur digitalen Personalakte besteht.