Digitalisierung | Steuerbüro Meuser Fliege Tellers

Die Digitalisierung ist aktuell wie nie. Heute ist es mehr denn je von Bedeutung die unternehmerischen Prozesse, insbesondere das Rechnungswesen zu digitalisieren. Einerseits fordert die Finanzverwaltung eine revisionssichere Ablage von elektronischen Belegen. Andererseits bietet die Digitalisierung dem Unternehmen viele Möglichkeiten interne Prozesse zu verschlanken und somit Kapazität für andere Aufgaben zu schaffen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten Sie diese Chance nicht ungenutzt verstreichen lassen. Mit uns an Ihrer Seite gelingt der Schritt in die Digitalisierung. Und sollten Sie bereits digital unterwegs sein, versuchen wir gemeinsam, weitere Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren und digitalisieren. Möglich machen dies Programme wie „Unternehmen Online“ der DATEV.

Der Rechnungseingangsprozess

Elektronische Rechnung

Wer als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen bezieht, hat Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Neben Gewährleistungsansprüchen ist eine Rechnung auch Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Bis vor einigen Jahren wurde eine solche Rechnung stets auf Papier ausgestellt. Mittlerweile sind Papierrechnungen jedoch nicht mehr der einzige Verbreitungsweg.

Mehr als 50% der Unternehmen bevorzugt den Versand und den Empfang von Rechnungen in digitaler Form. In der Praxis bedeutet dies, dass sich der Unternehmer oftmals nicht mehr dem Empfang elektronischer Rechnungen entziehen kann, sofern er nicht die Lieferantenbeziehungen gefährden möchte. An diese Entwicklung knüpft aber auch die Finanzverwaltung an. In einem Schreiben aus dem Jahr 2014 bestimmt das Bundesministerium für Finanzen, dass elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind (bspw. Kunden- oder Lieferantenrechnungen),

auch in elektronischer Form unveränderbar aufzubewahren sind. Mit anderen Worten müssen elektronische Rechnungen digital aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Papierform, im Emailpostfach oder auf einer Festplatte ist nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht zulässig. Wer gegen diese Regelungen verstößt, riskiert Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung. Wir sind Ihnen gerne behilflich, diese Voraussetzung zu erfüllen. Sprechen Sie uns einfach an.

Chancen der Digitalisierung

Auch wenn die Anschaffung eines Datei-Management-Systems durch die Finanzverwaltung „erzwungen“ wird, kann diese Anforderung jedoch zugleich als Chance gesehen werden, organisatorische Abläufe im Unternehmen zu verbessern. Was zunächst wie eine lästige Pflicht erscheint, kann sich als Arbeitserleichterung und Kosteneinsparung herausstellen. Werden alle Belege digitalisiert, ermöglichen es Programme, wie zum Beispiel „ Unternehmen Online“ der DATEV, dass wir auf diese Dateien zugreifen und die Buchführung ohne Papierbelege erstellen können. Ein analoger Austausch von Belegen entfällt damit. Die Originalbelege bleiben bei Ihnen und sind jederzeit erreichbar. Hierdurch entfällt auch ein Ausdruck der elektronischen Rechnungen und führt zu einer Einsparung von Druckkosten.

Gleichzeitig ist es aber auch bei fortlaufender Speicherung der Unterlagen in Unternehmen Online möglich, eine zeitnahe Buchführung durch uns erstellen zu lassen. Die Folge ist, dass das Mahnwesen effektiver gestaltet werden kann, da Rechnungen und Zahlungen nicht erst in späteren Monaten gebucht werden. Hierdurch können sich signifikante Liquiditätsvorteile ergeben.

Durch die Digitalisierung der Belege in Unternehmen Online sind die Belege stets griffbereit und über Filter und Suchfunktionen leicht zu finden. Ein Gang in den Keller, um Lieferantenrechnungen zu vergleichen oder Kundenrechnungen aufzurufen, ist nicht mehr nötig. Die Verschlagwortung der Belege ist durch die integrierte OCR Erkennung sehr komfortabel.

Zusammenspiel mit Online Banking

Unternehmen Online verknüpft die Belege mit dem Bankkonto. Hierdurch werden Belege den entsprechenden Kontoumsätzen automatisch zugeordnet und Abbuchungen bzw. Gutschriften lassen sich leichter prüfen. Darüber hinaus sorgt die OCR Erkennung dafür, dass Rechnungsangaben wie die Rechnungsnummer,

der Rechnungsbetrag, die Bankverbindung des Rechnungsaustellers etc. ausgelesen werden und bei Bedarf mit diesen Daten automatisch ein Überweisungsträger erstellt wird, ohne dass die Angaben manuell abgetippt werden müssen. Im Anschluss kann durch einen Knopfdruck die Zahlung an das Kreditinstitut gesendet werden.

Lohnabrechnung

Unternehmen Online ermöglicht es, für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte zu führen. Somit können die Unterlagen jederzeit weltweit durch Sie eingesehen werden. Zudem haben wir Zugriff auf die Belege und können diese im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung berücksichtigen. Somit müssen Krankmeldungen oder Änderungen der Arbeitsverträge nicht mehr separat zur Verfügung gestellt werden.

Wir kümmern uns um Ihre Belange.
Zuverlässig, Individuell und Kompetent.

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